Bezkontaktowe zameldowanie (self check-in) to jedno z kryteriów, jakimi kierują się osoby poszukujące miejsca na wynajem krótkoterminowy. Dla niektórych jest to po prostu przydatne rozwiązanie, ale inni w ogóle nie wynajmują obiektów ze standardową recepcją. Na czym dokładnie polega bezkontaktowe zameldowanie, czy jest wygodne i kiedy taka usługa staje się niezbędna?
Jak wygląda zwykłe zameldowanie w obiektach noclegowych?
Standardowe recepcje występujące w hotelach, motelach, pensjonatach i podobnych obiektach noclegowych funkcjonują w określonych porach. W dużych hotelach recepcja często jest czynna przez całą dobę, z kolei w hotelach butikowych zameldowanie jest możliwe na przykład do godziny 20:00 lub 21:00. W niektórych miejscach można zameldować się po godzinach pracy recepcji, jednak tylko za dopłatą. Procedura zameldowania w hotelu wygląda następująco:
- Po przybyciu na miejsce należy udać się do recepcji.
- Gość potwierdza złożoną wcześniej rezerwację lub pyta o wolne pokoje.
- Gość podaje swoje dane (imię, nazwisko, adres) i okazuje pracownikowi recepcji dowód tożsamości ze zdjęciem (zazwyczaj dowód osobisty).
- Pracownik recepcji przekazuje Gościowi klucz do pokoju oraz standardowe informacje dotyczące funkcjonowania obiektu (np. godziny doby hotelowej, godziny posiłków, dodatkowe płatności).
- Przed udaniem się do pokoju Gość może zadać dodatkowe pytania dotyczące hotelu lub okolicy.
W wielu obiektach na wynajem krótkoterminowy (np. apartamenty, domki letniskowe, wille) nie ma standardowej recepcji, ale nie stosuje się bezkontaktowego zameldowania. Po przybyciu Gość spotyka się z pracownikiem lub właścicielem obiektu, który dokonuje zameldowania – trzeba wówczas okazać dowód tożsamości i ewentualnie potwierdzenie rezerwacji. Następnie Gość zostaje oprowadzony po obiekcie i otrzymuje komplet informacji dotyczących jego
funkcjonowania. Często można również uzyskać dodatkowe informacje o atrakcjach w okolicy, komunikacji miejskiej czy restauracjach.
Na czym polega self check-in?
Bezkontaktowe zameldowanie przebiega zgoła inaczej. Gość dokonuje rezerwacji obiektu (np. za pośrednictwem platform rezerwacyjnych typu Booking czy Airbnb), a w dniu przybycia lub nieco wcześniej otrzymuje szczegółowe informacje dotyczące procesu zameldowania. Po przyjeździe Gość wchodzi do obiektu samodzielnie i zazwyczaj nie dochodzi do osobistego spotkania z zarządcą czy pracownikami. Cała procedura odbywa się bezkontaktowo, a weryfikacja danych odbywa się zdalnie, np. przez formularze online czy skany dokumentów. W starszych obiektach stosuje się skrytki lub niewielkie sejfy z kluczem w środku, natomiast w nowszych drzwi otwierają się po wpisaniu kodu.
Obecnie coraz więcej obiektów w Polsce i na świecie umożliwia swoim gościom samodzielne zameldowanie, choć w niektórych krajach (np. we Włoszech) ogranicza się tę praktykę ze względu na zagrożenia związane z masową turystyką. Bezkontaktowe zameldowanie jest dostępne także w Silesia Apartments, gdzie Goście korzystają z systemu kodów dostępu. Sprawdźmy zatem, co przemawia za takim rozwiązaniem.
Czy bezkontaktowe zameldowanie jest wygodne?
Procedura self check-in uważana jest za bardzo wygodną dla obu stron. Właściciel obiektu nie musi przyjeżdżać na miejsce, aby dokonać zameldowania, co jest problematyczne szczególnie przy dużej rotacji Gości. Nie musi też zatrudniać w tym celu pracownika, a więc nie ponosi dodatkowych kosztów, dzięki czemu ceny noclegów mogą być niższe niż w obiektach ze standardową recepcją. Jednak bezkontaktowe zameldowanie jest doceniane również przez podróżnych. Niektórzy cenią sobie to rozwiązanie do tego stopnia, że zaznaczają je w opcjach filtrowania przy wyszukiwaniu obiektów noclegowych i nie biorą pod uwagę miejsc ze zwykłym zameldowaniem.
Dlaczego self check-in jest korzystne dla Gości? Oto najważniejsze zalety:
- Wysoki poziom bezpieczeństwa, ponieważ do pokoju lub mieszkania nie wejdzie nikt, kto nie zna kodu dostępu.
- Brak konieczności noszenia kluczy ze sobą, a więc brak ryzyka zgubienia ich i obciążenia dodatkowymi opłatami.
- Możliwość przybycia na miejsce o dowolnej porze (w ramach doby hotelowej), co jest wygodne szczególnie dla osób podróżujących samolotem.
- Brak bariery językowej (w przypadku osób z zagranicy) większa swoboda, ponieważ Gość zwykle nie ma kontaktu z pracownikami obiektu.
- Oszczędność czasu, ponieważ cała procedura odbywa się zdalnie.
Jak widać, jest całkiem sporo zalet samodzielnego zameldowania. Mimo to wiele osób obawia się, że nie poradzi sobie bez recepcji czy obecności pracowników na miejscu. Czy słusznie?
Czy samodzielne zameldowanie jest trudne?
Bezkontaktowe zameldowanie zazwyczaj nie sprawia Gościom żadnych trudności. Wystarczy przybyć na miejsce, otworzyć skrytkę lub sejf za pomocą kodu, wyjąć klucz i otworzyć drzwi pokoju, mieszkania czy domu. W nowszych systemach należy wpisać kod na klamce lub w panelu umieszczonym na ścianie. Ważne jest jednak dokładne zapoznanie się z instrukcjami zameldowania, przesyłanymi na adres e-mail albo dostępnymi na stronie internetowej czy aplikacji mobilnej. Ponadto na miejscu zwykle znajduje się regulamin funkcjonowania obiektu – należy go przeczytać i przestrzegać zasad, aby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień czy problemów. Oczywiście w przypadku problemów (np. błędny kod) Goście mogą w każdej chwili skontaktować się z zarządcą lub pracownikiem, który w razie potrzeby może zjawić się w obiekcie osobiście.
Kiedy self check-in staje się konieczne?
Samodzielne zameldowanie zyskało na popularności w czasie pandemii Covid-19, gdy unikano bezpośrednich kontaktów z innymi ludźmi ze względu na zagrożenie dla zdrowia. Obecnie opcja ta jest szczególnie pożądana wśród osób podróżujących samolotem, które przylatują o różnych porach. Dzięki procedurze self check-in Gość może zameldować się również w środku nocy, co dawniej było niemożliwe lub wymagało uiszczenia dodatkowej opłaty. Bezkontaktowe zameldowanie jest konieczne również w przypadku obiektów bez fizycznej recepcji i gdy zarządca obiektu nie jest w stanie witać każdego Gościa z osobna ani zatrudniać pracowników. Self check-in jest popularne szczególnie w apartamentach zarządzanych przez profesjonalne firmy, takie jak Silesia Apartments.